Heizkostenabrechnung: Infos für Vermieter

Alles Wissenswerte zur Heizkostenabrechnung: Wie sie funktioniert, was die Heizkostenverordnung besagt und welche Fehler du vermeiden solltest.

Paulin

4 Minuten Lesezeit

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Aktualisiert am 15 Nov. 2024

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Vermietung

Wenn du deine Wohnung vermietest, gibt es einige Pflichten zu beachten. Dazu gehört unter anderem die Erstellung einer Heizkostenabrechnung. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Nebenkostenabrechnung bei der Vermietung von Immobilien. In diesem Artikel erläutern wir, was du rund um das Thema Abrechnung der Heizkosten beachten musst.

Die Heizkostenabrechnung ist eine Abrechnung, die der Vermieter an seine Mieter sendet und die die individuelle Verbrauchsmenge von Heizenergie für jede Wohnung im Gebäude sowie die anteiligen Kosten für die zentralen Heizanlagen und Heizeinrichtungen enthält. Die rechtlichen Grundlagen für diese Abrechnung sind in der Heizkostenverordnung (HKVO) festgelegt.

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung und gibt die im Abrechnungszeitraum von 12 Monaten angefallenen Heizkosten an. Die deutsche Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung für Heizkosten und Warmwasser im Miet- oder Nutzverhältnis und im Wohnungseigentümerverhältnis.

Die Erstellung der Heizkostenabrechnung kann vom Vermieter selbst durchgeführt werden. Sie muss immer verbrauchsabhängig erfolgen und kann nicht pauschal erstellt werden. Bei der Abrechnung müssen jedoch bestimmte gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Die Abrechnung sollte allem voran nachvollziehbar und verständlich gestaltet sein. Der Verbrauch der Heizenergie sollte für jeden Mieter separat erstellt werden.

Folgende Regelungen der Heizkostenverordnung müssen bei der Erstellung der Abrechnung eingehalten werden:

• Messung des anteiligen Verbrauchs mithilfe geeigneter Messgeräte
• Abrechnung nach Verbrauch (mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Kosten)
• Information der Ablesungsergebnisse an den Mieter

Beim Erstellen der Heizkostenabrechnung kann der Vermieter ein Guthaben oder eine Nachzahlung errechnen. Im Mietvertrag sollte eine Zahlungsfrist vereinbart werden, wann ein Guthaben zurückzuzahlen ist und wann eine etwaige Nachzahlung auszuzahlen ist.

Fehlen geeignete Messgeräte für die Messung des anteiligen Verbrauchs, hat der Mieter gemäß § 12 der HKVO das Recht 15 Prozent der Abrechnung zu kürzen.

Die Abrechnung der Heizkosten beinhaltet relevante Punkte für Mieter und Vermieter, deshalb solltest du bei der Erstellung der Abrechnung darauf achten, dass folgende Elemente inkludiert sind:

• Aufstellung der Kosten
• Informationen zum Abrechnungszeitraum
• Kosten für Brennstoffkauf (Gas, Öl oder Fernwärme)
• Heiznebenkosten (Wartungskosten, Gebühren
• Tatsächlicher Verbrauch und Gesamtkosten
• Verteilerschlüssel
• Tatsächlicher Energiepreis
• Brennstoffmix
• Erhobene Steuern und Abgaben
• Co2 Emissionen
• Vergleich zum Verbrauch des Vormonats und des Vorjahres

Vermieter müssen dem Mieter die Heizkostenabrechnung gemäß § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) innerhalb eines Jahres nach Abschluss des Abrechnungszeitraums in schriftlicher Form zukommen lassen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Zeitraum einem Kalenderjahr entspricht oder innerhalb eines laufenden Jahres beginnt. Der genaue Abrechnungszeitraum muss im Mietvertrag verankert sein. In der Regel sind die Abrechnungszeiträume für Neben- und Heizkosten identisch. Bei verspäteter Zustellung verliert der Vermieter das Recht auf eventuelle Nachforderungen.

Falls du die Erstellung der Heizkostenabrechnung einem externen Dienstleister überlassen willst, hast du einige Möglichkeiten. Die Heizkostenabrechnung wird oft von spezialisierten Messdienstleistern durchgeführt, die du als Vermieter beauftragen kannst. Diese übernehmen nicht nur das Installieren der Messgeräte zur Verbrauchserfassung, sondern auch die Erstellung der Abrechnung der Heizkosten. Die bekanntesten Dienstleister für Messdienste dieser Art in Deutschland sind:

• Techem
• Brunata
• Ista
• Minol

Die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung kannst du auf den Mieter umlegen.

Folgende umlagefähige Kosten werden in der Heizkostenabrechnung aufgelistet:

• Brennstoffe und ihre Lieferung
• Betriebsstrom
• Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• Regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit
• Reinigungskosten der Anlage und des Betriebsraums
• Kosten der Messungen
• Kosten der Anmietung und Eichkosten für Messgeräte
• Kosten für die Berechnung und Erstellung der Heizkostenabrechnung
• Kosten für den Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage

Um deinem Mieter auf Housinganywhere ein besseres Bild der Heizkosten zu verschaffen, kannst du sie bei deinem Inserat als Nebenkosten auflisten.

Welche Heiznebenkosten sind nicht umlagefähig?

Folgende Heiznebenkosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden:

• Instandhaltungskosten der Anlage
• Reparaturkosten

Kommt es während des Abrechnungszeitraums zu einem Mieterwechsel, ist der Vermieter gemäß § 9b der HKVO verpflichtet, den Zählerstand am Tag des Auszugs des alten Mieters und am Tag des Einzugs des neuen Mieters festhalten. Das bedeutet, dass sowohl bei Auszug und Einzug des Mieters auch Warm- und Kaltwasserzählerstände in der Wohnung abgelesen werden müssen. Kommt es zu einem Leerstand der Immobilie, übernimmt der Vermieter die Heizkosten.

Eine Heizkostenabrechnung kann aus verschiedenen Gründen als ungültig angesehen werden. Als Vermieter bist du für die fehlerfreie Erstellung der Heizkostenabrechnung verantwortlich. Daher ist es wichtig, Fehler, die eventuell zu unerwarteten Nachzahlungen führen können, zu vermeiden. Der Mieter hat das Recht, die Heizkostenabrechnung genau zu prüfen, deswegen solltest du alle Belege aufbewahren.

Folgende Fehler solltest du vermeiden:

• Falsche Angabe von Restmengen oder Lieferung
• Falsche Angabe des Abrechnungszeitraums
• Keine Zwischenablesung bei Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums
• Falscher Verteilerschlüssel
• Ungenaue Schätzung des Verbrauchs
• Ungenaue Erfassung der Bewohneranzahl

Die aktuellste Fassung der HKVO stammt aus dem Jahr 2021 und wurde an die Vorgaben der europäischen Energieeffizienzrichtlinie (EED) angepasst. Die Heizkostenverordnung legt ihren Fokus auf die Verbrauchskosten für Heizenergie und Warmwasser. 50 bis 70 Prozent dieser Kosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen. Der verbleibende Teil (30 bis 50 Prozent) der Kosten wird anhand der Wohn- und Nutzfläche des Mieters berechnet und mittels Verteilerschlüssel umgelegt.

Neueste Regelungen in der Heizkostenverordnung schreiben vor, dass alle neu installierten Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler seit Dezember 2021 fernablesbar sein müssen. Seit 2022 muss der Zugriff zu Informationen zur Abrechnung und zum Verbrauch dem Mieter zur Verfügung stehen. Vermieter müssen dafür sorgen, dass diese Informationen dem Mieter zum Beispiel per Email zugeschickt werden.

Was sind Ausnahmen der Heizkostenverordnung?

In § 2 der HKVO wird erläutert in welchen Fällen die Heizkostenverordnung nicht zur Anwendung ankommt. Es gibt einige Situationen, in denen du als Vermieter nicht zur Erstellung einer verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung verpflichtet bist. In folgenden Fällen können Vereinbarungen getroffen werden, die von der HKVO abweichen:

• Einfamilienhaus: Wird ein Einfamilienhaus nur von einer Mietpartei bewohnt, kommt die Heizkostenverordnung nicht zur Anwendung
• Zweifamilienhaus: Du bist Eigentümer eines Zweifamilienhauses, vermietest eine der Wohnungen und bewohnst die andere. Im Wohngebäude dürfen sich jedoch lediglich zwei Wohnungen befinden. Befinden sich mehr als zwei Wohneinheiten in dem Gebäude, kommt die HKVO gänzlich zur Anwendung.
• Wohnungen mit eigenem Heizungssystem

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die korrekte Abrechnung der Heizkosten eine wichtige Angelegenheit für Vermieter und Mieter ist. Eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung kann nicht nur zu erhöhten Kosten führen, sondern auch Streitigkeiten zwischen den Parteien des Mietvertrags hervorrufen.

Als Vermieter solltest du auf die regelmäßige Wartung der Messgeräte achten und vor allem die Regelungen der deutschen Heizkostenverordnung einhalten. Außerdem ist eine klare Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter ausschlaggebend, um Konflikte in Bezug auf die Heizkostenabrechnung zu verhindern.