DSGVO für Vermieter: Datenschutz im Mietverhältnis

Unser Artikel erklärt worauf du bei der Datenerhebung von Mietern achten musst und wie du die DSGVO einhalten kannst.

Paulin

3 Minuten Lesezeit

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Aktualisiert am 17 Sept. 2024

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Vermietung

Im digitalen Zeitalter gewinnt der Schutz personenbezogener Daten zunehmend an Bedeutung. Auch Vermieter sind von dieser Entwicklung nicht ausgenommen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Regeln auf, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was du bei der Vermietung deiner Immobilie im Hinblick auf die DS-GVO beachten musst. Von Mieterdaten bis zur digitalen Kommunikation - erfahre, wie du den Datenschutz in deiner Vermietungstätigkeit gewährleisten kannst.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine europäische Regelung, die seit 25. Mai 2018 in Kraft ist. Sie dient dazu, personenbezogene Daten von EU-Bürgern besser zu schützen. Die DSGVO legt fest, wie Daten gesammelt, genutzt und geschützt werden dürfen. Unternehmen müssen transparenter darüber informieren, wie sie Daten verwenden und angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen. Die Verordnung gilt für Unternehmen und Organisationen jeder Größe, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Das können Daten sein, die genutzt werden können, um eine Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Dazu gehören folgende:

• Basisinformationen: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Personalausweisnummer usw.
• Kontaktinformationen: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.
• Finanzdaten: Bankkontoinformationen, Kreditkartendaten usw.
• Standortdaten: GPS-Daten, Standortverlauf usw.

Die DSGVO betrifft Vermieter, weil sie den Schutz von personenbezogenen Daten, die vom Mieter erfasst werden, regelt. Vermieter müssen sicherstellen, dass sie die Daten sicher aufbewahren, Einwilligungen einholen, die Rechte des Mieters respektieren und bei der Datenweitergabe an Dritte die Datenschutzregeln einhalten.

Als Vermieter solltest du darauf achten, dass du personenbezogene Daten deines Mieters vertraulich behandelst und sie nur für bestimmte Zwecke verwendest.

Die Übermittlung von Mieterdaten an Dritte ist lediglich zulässig, falls Reparatur- oder Wartungsarbeiten anstehen. Die Weitergabe soll nur dazu dienen, Handwerksbetrieben die Kontaktaufnahme zur Terminvereinbarung zu ermöglichen. Unbegründete Datenübertragung ist nicht erlaubt. Außerdem dürfen abgesehen von Kontaktinformationen keine weiteren Angaben weitergegeben werden. Wenn der Mieter generell keine Datenweitergabe wünscht, kann er sein Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 Absatz 1 der DSGVO gegenüber dem Vermieter geltend machen.

Gemäß § 17 des Bundesmeldegesetzes (BMG) sind Mieter bei der Anmietung einer neuen Wohnung verpflichtet, eine Wohnungsgeberbestätigung bei der Meldebehörde vorzulegen. Gemäß §19 BMG kann jedoch auch der Vermieter eine elektronische Bestätigung an die Meldebehörde übermitteln. Der Vermieter darf in dem Fall folgende Daten an die Meldebehörde weitergeben: Einzugsdatum, Wohnungsanschrift und Namen der gemeldeten Personen.

Gut zu wissen: Vor der Unterschrift des Mietvertrags kann der Mieter seine Zustimmung zur Datenspeicherung widerrufen, was zur Löschung der gesammelten Daten führt. Dieses Widerspruchsrecht gilt jedoch nur bis zur Vertragsunterzeichnung, ab der die Datenspeicherung für Vertragszwecke erforderlich ist.

Als Vermieter gibt es einige Aspekte im Bereich Datenschutz zu beachten:

• Protokollierung: Um jegliche Unklarheiten hinsichtlich gesammelter Daten zu vermeiden, empfiehlt es sich gemäß Artikel 30 der DS-GVO, akkurat zu protokollieren, wann und weshalb verschiedene Mieterdaten erfasst wurden. Notiere dir am besten auch den Speicherort und die Bedingungen für die spätere Datenlöschung. Mieter haben das Recht zu wissen, welche Daten gespeichert werden und können auch jederzeit einfordern, diese einzusehen. (Artikel 15 der DS-GVO)
• Datenweitergabe an Dritte: Überlege gut, wann und an wen du Daten weitergibst. Achte darauf, dass auch Dritte die Datenschutzvorschriften einhalten.
• Transparenz: Informiere deine Mieter darüber, warum du Daten sammelst, wie du sie verwendest und wer möglicherweise Zugriff auf sie hat.
• Datenminimierung: Sammle nur Daten, die du wirklich benötigst, und speichere sie nicht länger als notwendig.
• Aufbewahrung und Löschung: Halte dich an die vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen für die verschiedenen Arten von Daten.

Vermieter sollten schon vor dem Mietverhältnis angeben, welche Mieterdaten sie benötigen und an wen sie weitergegeben werden. Es ist daher ratsam vor der Vermietung eine Erklärung zu verfassen, die folgende Informationen beinhaltet:

• Kontaktdaten des Vermieters (für Rückfragen)
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten
• Dauer der Speicherung der Daten
• Grund für die Erfassung der Daten
• Zweck der Datenspeicherung
• Grundlegende Datenschutzrechte des Mieters

Die Datenerhebung als Vermieter ist auf Zwecke begrenzt, die für das Mietverhältnis relevant sind. Gemäß Artikel 17 der DSGVO müssen diese Daten unverzüglich gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist. Je nach Zweck gibt es unterschiedliche Löschungsfristen:

• Bei Verjährungsfristen wie z. B. bei Nebenkostenabrechnungen gelten drei Jahre
• Kontaktdaten für die Mietkautionsrückzahlung können bis zu vier Jahre nach Vertragsende gespeichert werden.
• Bei rechtlichen Streitfällen müssen Daten bis zum endgültigen Urteil aufbewahrt werden
• Personenbezogene Daten, die für das Mietverhältnis relevant sind, können bis zu 5 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt und danach endgültig gelöscht werden.
• Steuerrelevante Daten können bis zu 10 Jahre gespeichert werden.

Es gibt einige Daten, die du als Vermieter nicht erheben darfst, dazu gehören Fragen zu diesen Themen:

• Religion
• Nationalität
• Sexuelle Orientierung
• Vorstrafen
• Vereinsmitgliedschaften
• Politische Ansichten
• Familienplanung
• Krankheiten
• Rechtsschutzversicherung

Stellst du als Vermieter unzulässige Fragen, machst du dich strafbar. Löschst du die Daten deines Mieters nicht fristgerecht oder teilst die Daten mit Dritten ohne Einwilligung des Mieters, kann der Mieter Schadenersatz verlangen. Außerdem kann der Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung zu hohen Bußgeldern führen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) hat für Vermieter bedeutende Auswirkungen. Sie fordert Vermieter dazu auf, sensibel mit den Informationen ihrer Mieter umzugehen und klare Richtlinien für die Datenerhebung, -verarbeitung und -speicherung zu etablieren. Ein bewusster Umgang mit Einwilligungen, transparente Informationspflichten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen sind essentiell, um die Privatsphäre der Mieter zu respektieren.

Als Vermieter musst du dich an bestimmte Fristen halten und personenbezogene Daten des Mieters rechtzeitig löschen. Grundsätzlich gilt, dass Daten des Mieters, die für das Mietverhältnis relevant sind, bis zu 5 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses gespeichert werden können.