Servicekosten berekenen; wat mag wel en wat mag niet?

Er komt veel kijken bij het verhuren van een woning. Of je nou kamers en studio’s verhuurt of juist een heel studentenhuis, er komen namelijk altijd extra kosten bij kijken. Denk bijvoorbeeld aan de schoonmaak van gezamenlijke ruimtes, meubilair, gedeeld internet en natuurlijk gas, water en licht. Daarom rekenen verhuurders naast alleen kale huur vaak ook nog een bedrag voor deze extra kosten: de servicekosten. Als verhuurder is het dan ook belangrijk om te weten wat wél en niet onder de servicekosten valt, hoe je het berekent én welke regels daaraan vastzitten.

Veel kosten die je als verhuurder maakt, mag je meenemen in de servicekosten. Welke kosten dat zijn, hangt vaak af van het type woning dat je verhuurt. Het is dan ook wel belangrijk om te weten welke kosten je wel of niet aan je huurder(s) mag doorrekenen.

Dit valt wél onder de servicekosten:

• Gas, water en elektriciteit voor gemeenschappelijke ruimtes en woningen zonder eigen meter
• Internet en TV
• Administratiekosten (Let op! Dit mag nooit meer dan 5% zijn van de totale servicekosten)
• Gebruik van apparatuur zoals camera’s, alarmsystemen et cetera
• Onderhoud
• Afvoer van huisvuil
• Huismeester
• Schoonmaakkosten voor de gemeenschappelijke ruimtes
• Meubilair en stoffering in het geval van gemeubileerde verhuur

Meer details over inbegrepen servicekosten vind je in het Besluit Servicekosten.

Dit valt niet onder de servicekosten:

• Onroerendezaakbelasting (OZB)
• Gemeentelijke belastingen zoals riool- en afvalheffingen

De gemeentelijke belastingen mogen dus niet via de servicekosten doorberekend worden. Toch hoef je deze kosten als verhuurder niet altijd zelf te betalen. Verhuur je een zelfstandige woonruimte? Dan wordt de rekening vaak al direct naar de huurder oftewel ‘gebruiker’ verstuurd. Wanneer je opgedeelde woonruimtes verhuurt zoals kamers of studio’s, dan krijg jij als verhuurder vaak de rekening. In een aparte nota mag je deze heffingen doorberekenen aan de huurder, zolang dit in het huurcontract staat.

Kale huur is onderhevig aan maximale verhogingen die bij wet geregeld zijn. Voor servicekosten bestaat er (nog) geen wettelijk maximum, waardoor je als verhuurder alle gemaakte kosten mag doorberekenen aan je huurder. Naar verwachting worden deze regels na 1 januari 2025 aangescherpt. Er is tot nu toe wel bepaald dat je géén winst mag maken op de servicekosten. Je ontvangt de maandelijkse betalingen als voorschot en moet na het einde van het kalenderjaar een eindafrekening opstellen. De afrekening moet steeds vóór 1 juli verstuurd zijn.

Heb je te veel servicekosten gerekend?

Dan moet je het verschil in de eindafrekening terugbetalen aan je huurder(s).

Heb je te weinig servicekosten gerekend?

Bij structureel hogere kosten mag je de servicekosten maximaal één keer per jaar verhogen. Als de kosten hoger uitvallen door onverwacht onderhoud, mag je ook met terugwerkende kracht een bijbetaling vragen aan de huurder(s). Lever wel bewijs dat de gemaakte kosten ook echt hoger zijn dan de servicekosten dekken.

Houd er rekening mee dat huurders in bezwaar kunnen gaan bij een onredelijke of onduidelijke verhoging. Pas als 70% van de bewoners akkoord is, mag je deze wijziging doorvoeren.

Wanneer je een woning aan één persoon verhuurt, is het berekenen van de servicekosten best makkelijk. De kosten die je maakt, mogen bijna rechtstreeks doorberekend worden aan de huurder. Verhuur je de woning aan meerdere personen, bijvoorbeeld door middel van kamers? Dan wordt de berekening ingewikkelder en moet er met een verdeelsleutel gewerkt worden. Dit kan onder andere op deze twee manieren:

• De servicekosten worden verdeeld door het aantal huurders.
• De servicekosten worden verdeeld op basis van het aantal vierkante meters per woonruimte.

Welke methode je ook kiest, het is altijd belangrijk om deze verdeelsleutel duidelijk te communiceren naar jouw huurders, bijvoorbeeld door dit in de huurovereenkomst op te nemen. Wil je deze verdeelsleutel later wijzigen? Dan moet je dit overleggen met de huurders en moet minimaal 70% van de bewoners hiermee instemmen.

Je kunt op verschillende manieren verduurzaming van jouw pand realiseren. Een van de mogelijkheden is om de huurwoning(en) te voorzien van zonnepanelen, warmtepomp en isolatie. Officieel staan deze zaken niet in het Besluit Servicekosten, wat betekent dat je ze eigenlijk niet mag doorberekenen in de servicekosten. Doorgaans wordt dit gezien als onderdeel van het gehuurde, waardoor je deze kosten juist in de berekening van de kale verhuur mee moet nemen.

Een andere manier om duurzaamheid te realiseren is om je huurders zelf de nutsvoorzieningen te laten regelen. Volgens Eva Godefroy van BDO Legal B.V. zal dit ervoor zorgen dat jouw huurders zelfstandiger en bewuster worden van wat er bij het huren en verhuren komt kijken. Tevens kun je zo de tevredenheid van je huurders verhogen. Maar wat heeft dit met duurzaamheid te maken? Als zij zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen gas, water en elektriciteit, kunnen ze zelf zien wat ze verbruiken en gaan ze hier ook een stuk bewuster mee om. Daarnaast bespaart het jezelf een hoop administratief werk, want het verdelen van de nutsvoorzieningen kan een hele klus worden als er wisselingen zijn geweest van huurders.

Wanneer je een kamer, studio, appartement of huis gestoffeerd of gemeubileerd verhuurt, mag je de kosten hiervan ook meerekenen in de servicekosten. Dit kan jou een hoop geld besparen, maar hoe doe je dit?

Neem de aankoopwaarde van het meubel en deel deze door de gemiddelde levensduur, bijvoorbeeld 5 jaar. Dan mag je dus elk jaar 20% van de aankoopwaarde terugvragen via de servicekosten. Vervang je het meubel niet? Dan mag je na die 5 jaar slechts 20% van de tweedehands waarde terugvragen. Als het gaat om meubels in gezamenlijke ruimtes? Dan moeten de kosten ook gedeeld worden door het aantal gebruikers van deze ruimtes.

Zorg er dus te allen tijde voor dat je de aankoopwaarde en de verwachte levensduur duidelijk opneemt in het huurcontract. Vermeld daarbij ook welk bedrag maandelijks of jaarlijks voor rekening komt van de huurder.

Het is al een paar keer ter sprake gekomen: het huurcontract. Om te voorkomen dat je te maken krijgt met ontevreden huurders en de huurcommissie, is het belangrijk dat je alles schriftelijk vastlegt in een contract. Aangezien je als verhuurder wettelijk verplicht bent om kale huur en servicekosten op te splitsen, mag dit zeker niet ontbreken. Denk daarbij aan de volgende regels:

1. Het bedrag moet redelijk zijn;
2. De kosten moeten daadwerkelijk gemaakt worden, oftewel je mag geen winst maken;
3. In het geval van meervoudig verhuur van een pand, moet de verdeelsleutel duidelijk vermeld staan;
4. Een jaaroverzicht moet verplicht verstrekt worden vóór 1 juli van het daaropvolgende jaar;
5. Je mag de servicekosten maar één keer per jaar verhogen.

Door een duidelijk huurcontract op te stellen, voorkom je eventuele problemen in de toekomst. Doe je dit niet? Dan kunnen jouw huurders onder andere een verhoging weigeren en/of naar de huurcommissie stappen om een onderzoek te starten.

Dit artikel is alleen voor informatieve doeleinden. Raadpleeg de bevoegde autoriteiten of een advocaat voor juridisch advies.

Voor feedback over dit artikel of andere suggesties kunt u een e-mail sturen naar content@housinganywhere.com