Comment utiliser la boîte de réception

Morgan

Dernière mise à jour mars 09 • Temps de lecture : 3 min

Votre réactivité sur la plateforme est essentielle à votre visibilité et à votre fiabilité, il est donc important de bien gérer votre boîte de réception.

La boîte de réception a été conçue pour vous faciliter le processus de location, et nous travaillons constamment à l'améliorer.

Vous pouvez accéder à la boîte de réception à partir de la barre de navigation en haut de la page. Cliquez sur l'icône à côté de votre nom, et dans le menu déroulant, cliquez sur Boîte de réception.

Vous verrez votre menu de boîte de réception à gauche de l'écran.

Comment fonctionne la page de la boîte de réception

Les nouvelles demandes sont envoyées dans votre dossier 'Unread' (« Non lus ») En fonction de l'action prise, vos conversations se déplaceront automatiquement vers l'un des dossiers suivants :

  • Actif : Une fois que vous avez répondu à un message de votre locataire potentiel, la conversation se déplace dans le dossier « Actif ».
  • En attente : Lorsque vous invitez un locataire à réserver ou vous recevez une demande de réservation mais que la réservation n'est pas encore confirmée, la conversation sera temporairement stockée dans le dossier « en attente ».
  • Réservé : Une fois qu'une réservation est confirmée, la conversation se déplace dans le dossier « Réservé ».
  • Préselection (shortlist) : Ici, vous trouverez toutes les conversations avec les locataires potentiels que vous avez retenus. Pour retenir un locataire, cliquez simplement sur l'icône en forme d'étoile.
  • Expiré : Selon la région, le délai pour répondre à une demande de réservation est de 24 ou 48 heures. Si vous ne répondez pas à une demande dans le délai imparti, la discussion sera déplacée vers le dossier « Expiré ». Vous pouvez toujours ouvrir la conversation et répondre aux messages. Pour éviter de manquer une opportunité, vérifiez souvent le dossier « Expiré ».
  • Archive : Accédez à toutes les conversations que vous avez archivées en cliquant sur le bouton en forme de pouce baissé dans l'aperçu de la conversation.

Tous les messages désigne le dossier dans lequel vous pouvez trouver des conversations à partir de tous les dossiers ci-dessus.

Comment faire pour préselectionner et archiver les conversations

Vous pouvez trouver les boutons « Star » (en forme d'étoile) et « Pouce baissé » dans le côté droit de chaque conversation. Cette fonctionnalité vous aide à faire rapidement une présélection des demandes que vous recevez.

  • Cliquez sur l'icône en forme d'étoile correspondant à vos locataires préférés et la conversation se déplacera dans le dossier « Shortlist » (Pré-selection).
  • Cliquez sur Archive si le locataire ne répond pas à vos attentes. La conversation sera alors déplacée dans le dossier « Archive ».

Veuillez noter que le fait de cliquer sur les icônes en forme d'étoile ou Archive n'informe pas les locataires potentiels. Vous devrez toujours répondre à leurs messages et les accepter, les refuser ou les inviter à faire une réservation.

Comment partager d'autres annonces dans une conversation

Parfois, vous pouvez recevoir une demande pour une propriété spécifique, mais que vous avez une meilleure option à disposition pour ce locataire. Consultez notre guide sur la façon de gérer plusieurs annonces pour apprendre à rediriger le locataire vers une autre annonce.

Comment économiser du temps lorsque l'on répond aux questions les plus fréquemment posées

En dessous des dossiers Boîte de réception, vous trouverez des réponses rapides. Vous pouvez utiliser l'option Réponses rapides pour créer des réponses prêtes à l'emploi pour les questions qui vous sont souvent posées. Lorsque vous envoyez un message à votre locataire potentiel, cliquez sur Réponses rapides en dessous de la boîte de dialogue et sélectionnez une réponse pré-écrite ou créez en une nouvelle.

Comment envoyer et recevoir des documents dans une conversation

Si vous devez échanger des documents avant d'accepter la demande de réservation, cliquez sur l'icône de clip Télécharger le fichier. Ainsi, vous pouvez envoyer des contrats ou recevoir des pièces d'identité, des certificats d'inscription, des paie, etc.

Comment filtrer les conversations par locataire et par annonce

Vous pouvez trier les conversations par locataire, annonce ou mot-clé. Tapez les informations dans la barre de recherche en haut à gauche sur la page de la boîte de réception.

Remarque : Assurez-vous de répondre à chaque demande rapidement pour optimiser votre taux de réponse et votre délai de réponse.

Gardez votre boîte de réception propre pour avoir une bonne vue d'ensemble de vos demandes et des réservations confirmées.

Si vous avez des questions sur l'utilisation de la boîte de réception, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@housinganywhere.com.

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