Einmal im Jahr steht jeder Vermieter vor dieser Aufgabe: Die Nebenkostenabrechnung muss erstellt werden. Zwischen den Rechnungen von Energieversorger, Hausmeister und Versicherungen muss der Vermieter überprüfen, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden.

Doch wie eine Nebenkostenabrechnung bei der Vermietung einer Immobilie genau erstellt wird und welche Kosten an den Mieter weitergereicht werden dürfen, wirft bei vielen Vermietern Fragezeichen auf. Wir erklären dir, welche Betriebs- und Nebenkosten bei einer Vermietung anfallen und wie Sie die Abrechnung in einfachen Schritten erstellen.

Bruttomiete oder Nettomiete?

Vor Vertragsabschluss muss ein Vermieter festlegen, wie die monatliche Miete berechnet wird - und in welcher Form die Nebenkosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Im Mietvertrag sollte daher festgelegt werden, ob die Bruttomiete monatlich warm oder kalt abgezogen wird - die Neben- und Betriebskosten also im Mietpreis enthalten sind oder nicht.

Wer den Mietpreis als Warmmiete anbietet, der schätzt die Heiz- und Stromkosten zunächst ab. Dafür wird ein Durchschnittswert der Nebenkosten anhand der vergangenen Jahre gebildet. Je nach Verbrauch des Mieters und Energieeffizienz der Wohnung wird der zunächst geschätzte Betrag mit einem Zu- oder Abschlag zur jährlichen Abrechnung verrechnet (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

Im Überblick die unterschiedlichen Mietpreisformen:

• Nettomiete = reiner Mietzins ohne Betriebskosten: Die Miete, die ein Vermieter für die Nutzung seines Eigentums vom Mieter verlangt. Der Richtwert ist in der Regel der Mietspiegel der jeweiligen Stadt oder Gemeinde.
• Bruttokaltmiete = Nettomiete plus Betriebskosten Bruttowarmmiete = Nettomiete plus Betriebskosten plus Heizung und Warmwasser: Die anfallenden Nebenkosten: Strom, Wasser oder Gas, aber auch eventuelle Versicherungen, Abfallgebühren oder der Hausmeisterlohn werden zur Kaltmiete addiert

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Wichtig: Vermieter müssen im Mietvertrag die Neben- und Betriebskosten, die auf den Mieter umgelegt werden, nachvollziehbar festlegen (BGH, Az.: VIII ZR 137/15).

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Im Mietvertrag muss also vereinbart werden, welche Nebenkosten der Vermieter in Rechnung stellen kann. Hierbei genügt es, wenn die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ erwähnt werden - einzelne Posten müssen nicht extra aufgelistet werden.

Welche Betriebs- und Nebenkosten fallen bei einer Vermietung an?

Wer die Bruttowarmmiete für sein Mietobjekt berechnen möchte, muss zunächst die Neben- und Betriebskosten ermitteln. Die Nebenkosten enthalten sämtliche Auslagen, die bei der bestimmungsgemäßen Nutzung eines Gebäudes, Nebengebäudes oder Grundstückes laufend entstehen. Zu diesen Kosten zählen zumeist die Wasserversorgungs- und Heizkosten, Grundsteuer sowie die Kosten der Müllabfuhr oder Schornsteinfeger:

• Abwassergebühr: “Entwässerung des Grundstücks” und alle einhergehenden Kosten
• Warme Betriebskosten: Heiz- und Warmwasserkosten
• Aufzug: Ist von allen Bewohner zu tragen, selbst wenn er nicht genutzt wird (BGH VIII ZR 103/06)
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung: Reinigung des Treppenhauses, Waschküche, Entfernen von Ungeziefern (Motten, Schaben, Ratten)
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten: Stromkosten auch für Außenbeleuchtung, Waschkeller, Flur und Treppenhaus
• Sach- und Haftpflichtversicherungen: Gebäudeversicherung, Glasversicherung, bestimmte Haftpflichtversicherung
• Hausmeisterkosten Sonstige Betriebskosten: Wartungskosten für Rauchmelder, Schornsteinfeger oder Trinkwasseranalyse

Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

• Instandhaltung und -setzung: beispielsweise die Kosten für eine Heizungsreparatur oder die Renovierung des Badezimmers
• Verwaltungsarbeit: Mietausfallversicherung, Kosten für den Steuerberater Größere Reparaturen (Bsp: Heizungs- oder Sanitäranlagen)
• Kosten für Versicherungen
• Kosten für die Wartung von Gasleitungen
• Kostenaufwand für Leerstände

Wie kann man die Nebenkostenabrechnung für den Mieter erstellen?

Wem die Nebenkostenabrechnung eher ein Rätsel ist, der sollte sich zunächst eine grobe Orientierung verschaffen: Die Abrechnung vom Vorbesitzer oder -mieter kann dabei helfen. Wenn damit noch nicht alle Unklarheiten beseitigt sind, kann der Betriebskostenspiegel vom Deutschen Mieterschutzbund herangezogen werden.

In Berlin musste der Durchschnittsmieter im Jahr 2018 beispielsweise jeden Monat 2,17 Euro pro Quadratmeter zahlen.

In diesen vier einfachen Schritten gelangt jeder Vermieter zur korrekten Nebenkostenabrechnung:

• Schritt 1: Einen Überblick über die Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum verschaffen. Hierzu müssen die einzelnen Kostenpositionen übersichtlich aufgelistet werden - eine Belegeinsicht für den Mieter genügt hier in der Regel (BGH VIII ZR 78 / 05).
• Schritt 2: Kostenanteil des Mieters für die jeweiligen Nebenkostenpositionen unter Berücksichtigung des Verteilerschlüssels berechnen (Hausmeisterkosten, Aufzug oder Straßenreinigung).
• Schritt 3: Bereits gezahlte Vorauszahlungen vom Mieter müssen mit dem Betrag verrechnet werden. Je nach Verbrauch des Mieters und der Energieeffizienz des Wohnraums ist vom Mieter ein Auf- oder Abschlag zu zahlen.
• Schritt 4: Eine schriftliche Auflistung der einzelnen Posten muss vor der Abrechnungsfrist beim Mieter eintreffen.

Folgendes Muster kann dir bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung behilflich sein.

Bis wann ist die Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Die Neben- und Betriebskosten müssen einmal jährlich, in einem Zeitraum von 12 Monaten vom Vermieter abgerechnet werden (§ 556, Abs. 3 BGB). Die Frist für die Abrechnung endet spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums.

Sprich: In dem Zeitraum vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 muss der Mieter spätestens am 31. Dezember 2023 die Abrechnung erhalten.

Wer die Abrechnung nach der Frist einreicht, der darf keine Nachforderungen mehr stellen. Einzige Ausnahme: Wenn ein Fremdverschulden (z.B. die Post) für die Verspätung zutrifft und der Vermieter das nachweisen kann (BGH VIII ZR 107/08).

Wann muss die Nebenkostenabrechnung 2023 vorliegen?

Die Abrechnung der Nebenkosten für das Kalenderjahr 2023 musst du dem Mieter spätestens am 31.12.2024 vorlegen.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät zugestellt wird?

Wenn du die vorgeschriebene Frist für das Vorlegen der Nebenkostenabrechnung verpasst, bist du nicht mehr berechtigt, Nachzahlungen vom Mieter zu fordern. Im Falle der Vermietung von Gewerbeimmobilien bleiben die Ansprüche auf Nachzahlungen auch dann bestehen, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt wird.

Eine verspätete Nebenkostenabrechnung hat keine Auswirkungen auf etwaige Guthaben des Mieters. Diese Guthaben müssen nach wie vor ausgezahlt werden.

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Beachte! Hast du die Abrechnung der Nebenkosten rechtzeitig verschickt, ist die Zustellung aber aufgrund externer Umstände verzögert, bleibt dein Mieter in der Regel verpflichtet, ausstehende Zahlungen zu begleichen.

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Wie lange können Nebenkosten nachgefordert werden?

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren, die ab dem Ende der Abrechnungsperiode berechnet wird. Wenn die Abrechnungsperiode für die Nebenkostenabrechnung zum Beispiel am 31.12.2021 endet, verjährt der Anspruch des Mieters am 31.12.2024.

Außerdem verjährt auch der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung innerhalb von drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Kann man die Nebenkostenabrechnung mit der Kaution verrechnen?

Wenn der Vermieter nach Beendigung des Mietverhältnisses aufgrund einer ausstehenden Nebenkostenabrechnung noch Nachforderungen erwartet, kann der Vermieter einen Teil der Kaution einbehalten. Voraussetzung hier ist, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der vom Gesetz festgelegten Abrechnungsfrist von zwölf Monaten vorgenommen wird und eine Nachzahlung tatsächlich zu erwarten ist.

Welche Kosten der Nebenkostenabrechnung sind steuerlich absetzbar?

Vermieter müssen die Nebenkosten, die sie vom Mieter erhalten, ebenso wie die Mieteinnahmen selbst, in der Steuererklärung angeben. Dennoch kann ein Vermieter auch bei den Nebenkosten Steuern sparen: Werbungskosten, wie die Grundsteuer, können beispielsweise von der Steuer abgesetzt werden.

Wie kann man eine Nebenkostenabrechnung umgehen?

Wenn du das Erstellen einer detaillierten Nebenkostenabrechnung vermeiden möchtest, besteht die Option im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale zu vereinbaren. Dabei wird neben der monatlichen Miete ein festgelegter Betrag an dich gezahlt. Im Fall einer Überzahlung des Mieters, bist du nicht verpflichtet, eine Rückerstattung vorzunehmen.

Fazit zur Nebenkostenabrechnung

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung erfordert Sorgfalt, Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Fristen. Die klare Vereinbarung von Mietpreisformen und Nebenkosten im Mietvertrag ist entscheidend, um Konflikte zu vermeiden.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind klare Schritte zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Es ist wichtig, die einzelnen Kostenpositionen aufzulisten und die Anteile des Mieters genau zu berechnen. Die Frist für die Abrechnung beträgt in der Regel 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Vermieter haben jedoch auch die Möglichkeit, die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu umgehen, indem sie eine Nebenkostenpauschale im Vertrag festlegen.

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. Bitte wende Dich für eine Rechtsberatung an die zuständigen Behörden oder einen Anwalt.

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