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Nebenkostenabrechnung: Wie Sie die Bruttowarmmiete richtig berechnen

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bei Marle Schwien in 28 May 2019

Einmal im Jahr steht jeder Vermieter vor dieser Aufgabe: Die Nebenkostenabrechnung muss erstellt werden. Zwischen den Rechnungen von Energieversorger, Hausmeister und Versicherungen muss der Vermieter bestimmen, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden.

Doch wie eine Nebenkostenabrechnung genau erstellt wird und welche Kosten an den Mieter weitergereicht werden dürfen, wirft bei vielen Vermietern Fragezeichen auf.

Wir erklären Ihnen, welche Betriebs- und Nebenkosten bei einer Vermietung anfallen und wie Sie die Abrechnung in einfachen Schritten erstellen. Zum Schluss beantworten wir häufig gestellte Fragen zur Frist, Verrechnung mit der Kaution und zu den Steuerabgaben für die Nebenkosten.

Bruttomiete, Bruttowarmmiete und Nettomiete: Welche Mietform passt zu mir?

Vor Vertragsabschluss muss ein Vermieter festlegen, wie die monatliche Miete berechnet wird - und in welcher Form die Nebenkosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Im Mietvertrag sollte daher festgelegt werden, ob die Bruttomiete monatlich warm oder kalt abgezogen wird - die Neben- und Betriebskosten also im Mietpreis enthalten sind oder nicht.

Wer den Mietpreis als Warmmiete anbietet, der schätzt die Heiz- und Stromkosten zunächst ab. Dafür wird ein Durchschnittswert der Nebenkosten anhand der vergangenen Jahre gebildet. Je nach Verbrauch des Mieters und Energieeffizienz der Wohnung wird der zunächst geschätzte Betrag mit einem Zu- oder Abschlag zur jährlichen Abrechnung verrechnet ( § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ).

Im Überblick die unterschiedlichen Mietpreisformen:

  • Nettomiete = reiner Mietzins ohne Betriebskosten: Die Miete, die ein Vermieter für die Nutzung seines Eigentums vom Mieter verlangt. Der Richtwert ist in der Regel der Mietspiegel der jeweiligen Stadt oder Gemeinde.
  • Bruttokaltmiete = Nettomiete plus Betriebskosten
  • Bruttowarmmiete = Nettomiete plus Betriebskosten plus Heizung und Warmwasser: Die anfallenden Nebenkosten: Strom, Wasser oder Gas, aber auch eventuelle Versicherungen, Abfallgebühren oder der Hausmeisterlohn werden zur Kaltmiete addiert

Wichtig: Vermieter müssen im Mietvertrag die Neben- und Betriebskosten, die auf den Mieter umgelegt werden, nachvollziehbar festlegen (BGH, Az.: VIII ZR 137/15). Im Mietvertrag muss also vereinbart werden, welche Nebenkosten der Vermieter in Rechnung stellen kann. Hierbei genügt es, wenn die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ erwähnt werden - einzelne Posten müssen nicht extra aufgelistet werden.

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Welche Betriebs- und Nebenkosten fallen bei einer Vermietung an?

Wer die Bruttowarmmiete für sein Mietobjekt berechnen möchte, muss zunächst die Neben- und Betriebskosten ermitteln. Die Nebenkosten enthalten sämtliche Auslagen, die bei der bestimmungsgemäßen Nutzung eines Gebäudes, Nebengebäudes oder Grundstückes laufend entstehen. Zu diesen Kosten zählen zumeist die Wasserversorgungs- und Heizkosten, Grundsteuer sowie die Kosten der Müllabfuhr oder Schornsteinfeger:

  • Abwassergebühr: “Entwässerung des Grundstücks” und alle einhergehenden Kosten
  • Warme Betriebskosten: Heiz- und Warmwasserkosten
  • Aufzug: Ist von allen Bewohner zu tragen, selbst wenn er nicht genutzt wird (BGH VIII ZR 103/06)
  • Straßenreinigung und Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung: Reinigung des Treppenhauses, Waschküche, Entfernen von Ungeziefern (Motten, Schaben, Ratten)
  • Gartenpflege
  • Beleuchtungskosten: Stromkosten auch für Außenbeleuchtung, Waschkeller, Flur und Treppenhaus
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen: Gebäudeversicherung, Glasversicherung, bestimmte Haftpflichtversicherung
  • Hausmeisterkosten
  • Sonstige Betriebskosten: Wartungskosten für Rauchmelder, Schornsteinfeger oder Trinkwasseranalyse

Nicht zu den Neben- und Betriebskosten zählen:

  • Instandhaltung und -setzung: beispielsweise die Kosten für eine Heizungsreparatur
  • Verwaltungsarbeit: Mietausfallversicherung, Kosten für den Steuerberater
  • Größere Reparaturen
  • Kostenaufwand für Leerstände

In einfachen Schritten zur Nebenkostenabrechnung

Wem die Nebenkostenabrechnung eher ein Rätsel ist, der sollte sich zunächst eine grobe Orientierung verschaffen: Die Abrechnung vom Vorbesitzer oder -mieter kann dabei helfen.

Wenn damit noch nicht alle Unklarheiten beseitigt sind, kann der Betriebskostenspiegel vom Deutschen Mieterschutzbund herangezogen werden. In Berlin musste der Durchschnittsmieter beispielsweise jeden Monat 2,52 Euro pro Quadratmeter im Jahr 2017 zahlen.

In diesen vier einfachen Schritten gelangt jeder Vermieter zur korrekten Nebenkostenabrechnung:

Schritt 1: Einen Überblick über die Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum verschaffen. Hierzu müssen die einzelnen Kostenpositionen übersichtlich aufgelistet werden - eine Belegeinsicht für den Mieter genügt hier in der Regel (BGH VIII ZR 78 / 05).

Schritt 2: Kostenanteil des Mieters für die jeweiligen Nebenkostenpositionen berechnen (Hausmeisterkosten, Aufzug oder Straßenreinigung).

Schritt 3: Bereits gezahlte Vorauszahlungen vom Mieter müssen mit dem Betrag verrechnet werden. Je nach Verbrauch des Mieters und der Energieeffizienz des Wohnraums ist vom Mieter ein Auf- oder Abschlag zu zahlen.

Schritt 4: Eine schriftliche Auflistung der einzelnen Posten müssen vor der Abrechnungsfrist beim Mieter eintreffen.

Fristen: Abrechnungszeitraum muss eingehalten werden

Die Neben- und Betriebskosten müssen einmal jährlich, in einem Zeitraum von zwölf Monaten vom Vermieter abgerechnet werden (§ 556, Abs. 3 BGB). Die Frist für die Abrechnung endet spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Sprich: In dem Zeitraum von 1. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2018 muss der Mieter spätestens am 31. Dezember 2019 die Abrechnung erhalten.

Wer die Abrechnung nach der Frist einreicht, der darf keine Nachforderungen mehr stellen. Einzige Ausnahme: Wenn ein Fremdverschulden (z.B. die Post) für die Verspätung zu trifft und der Vermieter das nachweisen kann (BGH VIII ZR 107/08).

Nebenkosten mit der Kaution verrechnen

Wenn der Vermieter nach Beendigung des Mietverhältnisses aufgrund einer ausstehenden Nebenkostenabrechnung noch Nachforderungen erwartet, kann der Vermieter einen Teil der Kaution einbehalten. Voraussetzung hier ist, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der vom Gesetz festgelegten Abrechnungsfrist von zwölf Monaten vorgenommen wird und eine Nachzahlung tatsächlich zu erwarten ist.

Steuersparpotenzial: Nebenkosten von der Steuer absetzen

Vermieter müssen die Nebenkosten, die sie vom Mieter erhalten, ebenso wie die Mieteinnahmen selbst, in der Steuererklärung angeben. Dennoch kann ein Vermieter auch bei den Nebenkosten Steuern sparen: Werbungskosten, wie die Grundsteuer, können beispielsweise von der Steuer abgesetzt werden.

Weitere Informationen?

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